青岛大学医学院附属医院关于学术会议的有关规定

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                          一、总则

第一条  为实施“科技兴院”战略决策，加强医院学术活动管理，提高科研学术水平，进一步活跃学术交流气氛，特制定本规定。

第二条  凡中华医学会、药学会、护理学会及医院管理学会等中国科协下设并在国家民政部正式注册的学会举办的一、二级学术会议（如：中华医学会心血管学会）及专业学会、协会会议等属学术会议。

二、外出参加会议的条件和审批程序

第三条   参加上述学术会议，且本人为大会发言或有文章交流者，持正式通知或邀请函，经科主任同意（凡科主任要经医务处同意、护士和护士长要经护理部签字同意），报科研处审查、登记后填写“医院外出参加学术会议审批表”，按照程序经科研处和分管院长审核签字后方可参加会议。

第四条  行政人员参加学术会议时须经各部处负责人和各职能部门分管院长签字同意后，按照上述程序办理。

第五条  外出参加学术会议（包括国际会议），具有高级职称者原则上每年不超过3次，中级职称及以下者每年不超过2次。

第六条  为保证学术会议质量，根据上级文件有关精神，凡国家级学会及其专业分会组织召开的学术会议通知，必须盖有国家级学会的印章或国家级学会学术会务部印章加各专业分会印章。

省级学会及其专业分会组织召开的学术会议通知，必须盖有省级学会的印章或省级学会学术会务部印章加各专业分会印章。

市级学会及其专业分会组织召开的学术会议通知必须盖有市级学会的印章或市级学会学术会务部印章加各专业分会印章。

第七条  为扩大对外交流，获取科技信息，对承担省部级及以上科研课题者，如被国内外的学术会议选中该课题论文的均可放宽条件，其费用可从课题经费中支付。

凡医院需要开展的新技术、新项目研讨会、学习班经分管院长审批后方可参会，但各学术杂志、外省地市举办的研讨会、学习班不予批准。

第八条  引进的特殊人才，有突出贡献的专家，各级拔尖人才，学科带头人，医院中青年学术带头人及博士在参加学术会议及新技术、新项目学习等，同等情况下给予优先支持。

第九条  国家级学会组织召开的学术会议，同一会议参会人数原则上不超过2人；本省医学会组织召开的学术会议，同一会议参会人数原则上不超过4人。各专业分会的换届会议可适当放宽参加会议的人数。

第十条  在国内召开的正式国际性学术会议（如：第X届XX国际学术会议，或第X届亚太地区XX学术会议），大会发言的正式代表准予参会。

境外召开的正式国际会议，被邀请的正式代表，经科研处审批后报外事办，并经院长办公会研究同意后方可参加会议。

第十一条   凡参加学术会议者，回院后要将会议论文资料等交科研处备案，并将会议情况、学术动态、新技术、新项目等向所在科室汇报或开展学术讲座，有重要内容者可在院内举行学术报告会。开展学术讲座后经科主任签字，方可到科研处和计财处办理报销手续。

三、举办学术会议的审批程序

第十二条  为加强对举办学术会议的统筹安排，每年12月底以前各科室应将下一年度拟举办学术会议的内容、方式、时间、地点、规模等计划提交科研处。

第十三条  医院邀请的国外学者、专家来院进行的学术活动由医院统一安排。原则上科研处负责组织会务，外事办负责接待。

医院主办、协办的国际会议及全国性或省内学术会议均由所在科室提出书面申请，报外事办、科研处备案，分管院长审核后提交院办公会研究，由医院统一组织实施。

四、费用审批和报销

第十四条   外出参加学术会议所需费用的审批和报销程序按照青医附院发（2002）18号文《关于修订差旅费开支规定的通知》执行。外出参加境外举办的国际会议，原则上只报销境内费用，境外费用自理。

第十五条   由医院举办的学术会议收费应统一使用医院计财处专用发票，由计财处专人负责结算，做到以会养会，收费合理，超支不补。

五、罚  则

第十六条   外出参加学术会议后不到科研处备案会议论文资料，或不在科室内传达会议精神；或借开会之机参加与学术会议无关的活动者，一经查实不予报销外出参加会议的相关费用，并取消其两年内外出参加学术会议的资格。

六、附   则 

第十七条  本规定自公布之日起执行，由科研处负责解释。